Uma política de mesa limpa é uma maneira simples de manter a segurança de sua empresa, mas geralmente é esquecida. Nesta postagem, veremos os prós e contras de uma política de mesa limpa e por que ela é cada vez mais implementada em certos negócios.
O que é uma política de mesa limpa e tela limpa?
Uma política de mesa limpa envolve a remoção de todas as informações comerciais confidenciais de sua mesa todos os dias. Isso inclui: pen drives, notebooks, cartões de visita e documentos impressos. Muitos documentos, impressões e notas podem se acumular em um dia!
Garantir que eles sejam arquivados ou descartados adequadamente é o verdadeiro objetivo de uma política de mesa limpa. Isso deve ser combinado com uma política de 'tela limpa': faça logoff toda vez que estiver longe do computador.
Qual é o objetivo de uma política de mesa limpa?
O objetivo de uma política de mesa limpa é tanto a segurança quanto o de melhorar a eficiência no trabalho. À primeira vista, uma política de mesa limpa pode parecer um pouco arrogante, mas além de fazer parte de uma boa limpeza geral do escritório e encorajar ambientes de trabalho práticos, uma política de mesa limpa mantém a segurança do escritório de estranhos, ou mesmo de alguém interno!
Você pode pensar que isso nunca aconteceria, no entanto, 'The Atlantic' sugere que os gerentes geralmente têm que comprar 20% a mais do produto do que o necessário.
Porém, mais preocupante do que a falta de uma caneta ou outra, é a segurança de sua empresa contra a ameaça de agentes mal-intencionados. Nos casos mais graves, deixar documentos importantes por aí pode ser uma violação da lei de proteção de dados! Se você estiver na UE, talvez precise ficar ciente das políticas do GDPR.
As políticas do GDPR foram escritas de maneira flexível, não se aplicando apenas aos dados digitais, mas também aos dados físicos. Portanto, um documento hackeado online é tão significativo quanto um pedaço de papel roubado de um escritório.
Isso pode levar a multas de até 4% do faturamento anual da empresa. Um problema bastante sério para deixar sua mesa desarrumada!
Como você implementaria uma política de mesa limpa?
É muito útil ter uma simples "Lista de verificação de mesa limpa" para enviar aos seus funcionários para que eles estejam cientes do que podem ou não deixar para trás. Se o funcionário não tiver certeza do que pode ou não pode deixar para trás, pode causar confusão, o que pode levar à perda de tempo. Isso também torna mais simples se eles puderem verificar sua lista no final de cada dia, para garantir que a política seja seguida.
Existem algumas mudanças simples que você pode fazer em seu escritório para implementar uma política de mesa limpa:
1. Armazenamento com chave
Para facilitar a vida dos seus funcionários, ter mesas com fechadura onde eles possam armazenar seus arquivos e documentos é essencial para qualquer política de mesa limpa. Ter funcionários carregando o conteúdo de suas mesas anula todo o propósito! Eles precisam de um espaço seguro para armazenar seus itens.
2. Incentive documentos eletrônicos
A melhor maneira de evitar deixar documentos em papel com informações importantes por aí é simplesmente fazer anotações no computador. Mantenha sua empresa segura e ajude a salvar o meio ambiente também! Uma sugestão é adicionar uma nota ao rodapé do e-mail lembrando os funcionários de não imprimir e-mails.
3. Email amigável para funcionários
Uma cutucada amigável aos funcionários ao final de cada dia pode ajudar a estimular esse comportamento. Apenas certifique-se de que não pareça que você os está punindo ou sendo desnecessariamente vigilante demais. Depois de um tempo, se tornará um hábito garantir que a política de mesa limpa seja seguida.
4. Faça disso uma competição
Todo mundo gosta de recompensas. Recompensar aqueles que seguem a política é provavelmente a melhor maneira de incentivar essa iniciativa e torná-la menos opressiva e oferece benefícios para aqueles que a seguem. Lembre-se de que você não quer que a política se transforme em um e-mail vergonhoso do escritório para o desorganizado Ted.
5. Incentive a alta administração dos benefícios
Se a iniciativa vier de cima para baixo, é muito mais provável que seja eficaz. Certificar-se de que a alta administração apóie a política (e cumpra-a também!) É uma ótima maneira de dar o exemplo para o resto da empresa.
Prós e contras de uma política de mesa limpa:
Pró: mantém dados valiosos seguros. Como dito anteriormente, deixar um e-mail impresso ou quaisquer dados confidenciais pode levar à violação dos regulamentos do GDPR. Para ter certeza de que você está seguro, mantenha-o limpo.
Pró: amigo do ambiente. Adicionar um pequeno lembrete ao final dos e-mails para evitar a impressão de documentos salva o ambiente, bem como o risco potencial de violação de segurança! Portanto, fique seguro enquanto salva o meio ambiente!
Pró: parece mais profissional. Se você é o tipo de empresa que costuma receber clientes no escritório, impressione-os com o quão profissional ela é. Os clientes podem ver seu escritório como um reflexo de sua organização, então você não quer que essa impressão seja desorganizada e confusa!
Contra: demorado e difícil de aplicar. Vamos encarar os fatos, ter um membro da equipe circulando no final de cada dia para verificar se a regra foi aplicada não é o melhor trabalho do mundo e é demorado para o funcionário. Somado a isso, há o tempo que cada funcionário terá de gastar limpando sua mesa todos os dias - isso se soma! Embora haja um contra-argumento de que mesas mais limpas economizam o tempo dos funcionários que gastariam procurando documentos.
Contra: Pode parecer exagero para os funcionários. Os funcionários podem considerar esta iniciativa exagerada e o tempo gasto para que eles possam fazer um trabalho mais valioso. Ninguém quer um chefe de helicóptero respirando fundo em seu pescoço por causa do papel deixado em sua mesa. Certifique-se de que todos saibam por que a política é importante do ponto de vista da segurança.
Contra: Afasta a liberdade do funcionário. Um estudo interessante de Haslam e Knight descobriu que quanto mais empoderado os trabalhadores se sentiam sobre o espaço de trabalho conquistado, mais felizes eles eram, enquanto "se eles não gostavam do espaço de escritório, também não gostavam da empresa que o estava hospedando e não gostavam da tarefa que eram fazendo nele ". Ao colocar restrições sobre o que os funcionários podem e não podem ter em suas mesas, isso limita sua sensação de liberdade e controle do ambiente, o que pode deixá-los insatisfeitos. Portanto, você deve encontrar um equilíbrio entre permitir a personalização e manter um espaço de trabalho organizado.
Qual é um bom exemplo de Política de Mesa Limpa?
A chave para uma política de mesa limpa eficaz é ter certeza de que você criou uma política clara da qual todos estão cientes. Automatizar e rastrear a política deve garantir que a política seja implementada em toda a empresa.
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