Une charte de bureau rangé est un moyen simple de garantir la sécurité de votre entreprise, mais elle est souvent négligée. Dans cet article, nous allons examiner les avantages et les inconvénients d'une charte de bureau rangé et les raisons pour lesquelles elle est de plus en plus mise en œuvre dans certaines entreprises.
Qu'est-ce qu'une charte de bureau rangé et de l'écran clair ?
Une charte de bureau rangé implique de retirer chaque jour de votre bureau toute information professionnelle sensible. Cela inclut : Les clés USB, les cahiers, les cartes de visite et les documents imprimés. Beaucoup de documents, d'imprimés et de notes peuvent s'accumuler en une journée !
Veiller à ce que ces documents soient correctement classés ou jetés, tel est le véritable objectif d'une charte du bureau rangé. Cette charte doit être associée à une charte en matière d'écran clair, qui consiste à se déconnecter chaque fois que vous n'êtes pas devant votre ordinateur.
Quel est l'objectif d'une charte du bureau rangé ?
L'objectif d'une charte de bureau rangé est à la fois la sécurité et l'amélioration de l'efficacité au travail. À première vue, une charte de bureau rangé peut sembler un peu contraignante, mais en plus de faire partie d'une bonne hygiène générale des bureaux et d'encourager des environnements de travail pratiques, une charte de bureau rangé maintient la sécurité du bureau vis-à-vis des personnes extérieures, ou même de quelqu'un de l'intérieur !
On pourrait penser que cela n'arriverait jamais, pourtant, "The Atlantic" suggère que les managers doivent souvent acheter 20 % de produits en plus que ce qui est nécessaire.
Mais plus inquiétant que la disparition d'un stylo, c'est la sécurité de votre entreprise qui est menacée par des acteurs malveillants. Dans les cas les plus graves, le fait de laisser traîner des documents importants peut constituer une atteinte à la loi sur la protection des données ! Si vous êtes basé dans l'UE, vous devrez peut-être vous tenir au courant des politiques liées au GDPR.
Les chartes GDPR ont été rédigées de manière flexible, ne s'appliquant pas seulement aux données numériques, mais aussi aux données physiques. Ainsi, un document piraté en ligne est tout aussi important qu'un morceau de papier subtilisé dans un bureau.
Cela peut entraîner des amendes allant jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel de l'entreprise !
Comment mettre en œuvre une charte de bureau rangé ?
Il est très utile d'avoir une simple "Checklist de bureau rangé" à envoyer à vos employés pour qu'ils sachent ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas laisser derrière eux. Si les employés ne sont pas sûrs de ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas laisser derrière eux, cela peut créer une confusion, ce qui peut entraîner une perte de temps. Il est également plus simple pour eux de cocher leur liste à la fin de chaque journée, afin de s'assurer que la charte est respectée.
Il existe quelques changements simples que vous pouvez apporter à votre bureau pour mettre en œuvre une charte de bureau rangé :
1. Espace de rangement verrouillé
Pour faciliter la vie de vos employés, il est essentiel d'avoir des espaces de bureaux verrouillables où ils peuvent ranger leurs dossiers et leurs documents, dans le cadre d'une charte de bureau rangé. Le fait que les employés transportent le contenu de leur bureau va à l'encontre du but recherché ! Ils ont besoin d'un espace sûr pour ranger leurs articles.
2. Encourager les documents électroniques
La meilleure façon d'éviter de laisser traîner des documents papier contenant des informations importantes est tout simplement de conserver des notes sur votre ordinateur. Assurez la sécurité de votre entreprise et contribuez à préserver l'environnement ! Une suggestion est d'ajouter une note dans le pied de page de vos e-mails pour rappeler aux employés de ne pas les imprimer.
3. E-mail amical aux employés
Un petit geste amical envers les employés à la fin de chaque journée peut contribuer à encourager ce comportement. Veillez simplement à ne pas donner l'impression que vous les punissez ou que vous êtes inutilement trop vigilant. Après un certain temps, le respect de la charte de bureau rangé deviendra une habitude.
4. Faites-en une compétition
Tout le monde aime les récompenses. Récompenser ceux qui respectent la charte est probablement le meilleur moyen d'encourager cette initiative et de la faire paraître moins oppressante, tout en offrant des avantages à ceux qui s'y tiennent. N'oubliez pas que vous ne voulez pas que la charte se transforme en un moyen de dénoncer Bernard qui ne range jamais son bureau.
5. Encourager les cadres dirigeants à montrer l'exemple !
Si l'initiative vient d'en haut, elle a beaucoup plus de chances d'être efficace. S'assurer que les cadres supérieurs soutiennent la charte (et s'y tiennent aussi !) est un excellent moyen de montrer l'exemple au reste de l'entreprise.
Avantages et inconvénients de la charte de bureau rangé :
Avantage : permet de garantir que les données sensibles soient sécurisée. Comme nous l'avons dit précédemment, laisser un e-mail imprimé ou toute donnée sensible peut entraîner une brèche de la réglementation GDPR. Pour être sûr d'être en sécurité, gardez les choses en ordre.
Avantage: l'environnement. L'ajout d'un bref rappel à la fin des e-mails pour éviter d'imprimer des documents permet de préserver l'environnement et d'éviter le risque potentiel d'une brèche de la sécurité ! Restez donc en sécurité tout en préservant l'environnement !
Avantage : professionalisme. Si vous êtes le type d'entreprise qui reçoit souvent des clients dans son bureau, impressionnez-les par le professionnalisme de celui-ci. Les clients peuvent voir votre bureau comme le reflet de votre organisation, vous ne voulez donc pas que cette impression soit désorganisée et désordonnée !
Inconvénient : Consommation de temps et difficulté d'application. Soyons honnêtes, faire circuler un membre du personnel à la fin de chaque journée pour vérifier que la règle a été appliquée n'est pas le meilleur travail du monde et fait perdre du temps à l'employé. A cela s'ajoute le temps que chaque employé devra passer à ranger son bureau chaque jour - cela s'additionne ! Bien qu'il existe un contre-argument selon lequel des bureaux plus propres permettent aux employés d'économiser le temps qu'ils passeraient à chercher des documents.
Inconvénient : Peut sembler exagéré aux employés. Les employés peuvent considérer cette initiative comme exagérée et comme une perte de temps qu'ils pourraient consacrer à des tâches plus utiles. Personne ne veut d'un patron qui vous harcèle à propos d'un papier laissé sur votre bureau. Assurez-vous que tout le monde comprend bien pourquoi la charte est importante du point de vue de la sécurité.
Inconvénients : porte atteinte à la liberté des employés. Une étude intéressante menée par Haslam et Knight a révélé que plus les travailleurs se sentaient maîtres de leur espace de travail, plus ils étaient heureux, alors que "s'ils n'aimaient pas l'espace de bureau, ils n'aimaient pas non plus l'entreprise qui l'hébergeait et ils n'aimaient pas la tâche qu'ils y effectuaient". En imposant des restrictions sur ce que les employés peuvent ou ne peuvent pas avoir sur leur bureau, on limite leur sentiment de liberté et de contrôle sur leur environnement, ce qui peut les rendre insatisfaits. Vous devez donc trouver un équilibre entre la personnalisation et le maintien d'un espace de travail ordonné.
Quel est un bon exemple de charte de bureau propre ?
La clé d'une politique de bureau rangé efficace est de s'assurer que vous avez créé une charte claire que tout le monde connaît. L'automatisation et le suivi de la charte devraient garantir sa mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise.
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