Mikä on puhtaan työpöydän käytäntö?
Puhtaan työpöydän käytetään on yksinkertainen tapa ylläpitää yrityksesi turvallisuutta, mutta usein se jätetään huomiotta. Tässä blogissa tarkastelemme puhtaan työpöydän käytännön hyviä ja huonoja puolia ja sitä, miksi se otetaan yhä useammin käyttöön tietyissä yrityksissä.
Mikä on puhdas työpöytä ja selkeä näyttö käytäntö?
Puhtaan työpöydän käytäntöön kuuluu arkaluontoisten liiketoimintatietojen poistaminen työpöydältäsi päivittäin. Tämä sisältää: USB-tikut, muistikirjat, käyntikortit ja tulostetut asiakirjat. Asiakirjoja, tulosteita ja muistiinpanoja voi kasaantua paljon päivässä!
Sen varmistaminen, että nämä arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti, on puhtaiden työpöytien käytännön todellinen tavoite. Siihen olisi yhdistettävä "tyhjennä näyttö" -käytäntö: kirjaudu ulos aina, kun olet poissa tietokoneen luota.
Mikä on puhtaan työpöydän käytännön tarkoitus?
Puhtaan työpöydän käytännön tarkoituksena on sekä turvallisuus että työtehon parantaminen. Ensi silmäyksellä puhtaita työpöytiä koskeva käytäntö voi kuulostaa hieman yliampuvalta, mutta sen lisäksi, että se on osa hyvää yleistä toimiston siisteyttä ja edistää käytännöllisiä työympäristöjä, puhtaita työpöytiä koskeva käytäntö ylläpitää toimiston turvallisuutta ulkopuolisilta ja sisäisiltä henkilöiltä.
Voisi helposti luulla, ettei näin voisi koskaan tapahtua, mutta 'The Atlantic' viittaa siihen, että johtajat joutuvat usein ostamaan 20 prosenttia enemmän toimistotarvikkeita kuin on tarpeen.
Kynän katoamista huolestuttavampaa on kuitenkin yrityksesi turvallisuus haittaohjelmien uhan varalta. Vakavimmissa tapauksissa tärkeiden asiakirjojen jättäminen paikalleen voi rikkoa tietosuojalakia! Jos toimipaikkasi on EU:ssa, sinun on ehkä oltava tietoinen yleisestä tietosuoja-asetuksesta.
Yleisen tietosuoja-asetuksen toimintaperiaatteet on laadittu joustavasti, ja niitä ei sovelleta ainoastaan digitaalisiin tietoihin vaan myös fyysisiin tietoihin. Verkossa hakkeroitu asiakirja on siis yhtä merkittävä kuin toimistosta varastettu paperinpala.
Tämä voi johtaa sakkoihin, joiden suuruus voi olla jopa 4 prosenttia yrityksen vuotuisesta liikevaihdosta. Melko vakava ongelma, jos työpöytäsi jätetään epäsiistiksi!
Miten ottaisit käyttöön puhtaan työpöydän käytäntö?
Helpointa on lähettää työntekijöille yksinkertainen "Puhtaan työpöydän tarkistuslista ", jotta he tietävät, mitä he voivat ja mitä eivät voi jättää jälkeensä. Jos työntekijät eivät ole varmoja siitä, mitä he voivat ja mitä eivät voi jättää jälkeensä, se voi aiheuttaa sekaannusta, joka voi johtaa ajanhukkaan. On myös helpompaa, jos työntekijät voivat tarkistaa listan jokaisen päivän päätteeksi ja varmistaa, että käytäntöä noudatetaan.
Toimistossasi on joitakin yksinkertaisia muutoksia, joilla voit ottaa käyttöön puhtaan työpöydän periaatteen:
1. Lukittava varastointi
Jotta työntekijöidesi elämä olisi helpompaa, lukittavat työpöydät, joissa he voivat säilyttää tiedostojaan ja asiakirjojaan, ovat olennainen osa puhdasta työpöytää. Jos työntekijät kantavat työpöytänsä sisältöä mukanaan, koko tarkoitus on hukassa! He tarvitsevat turvallisen tilan, jossa he voivat säilyttää tavaroitaan.
2. Kannusta sähköisten asiakirjojen käyttöä
Paras tapa välttää tärkeät tiedot sisältävien paperiasiakirjojen jättäminen lojumaan on pitää muistiinpanoja tietokoneella. Pidä yrityksesi turvassa ja auta säästämään myös ympäristöä! Yksi ehdotus on lisätä sähköpostin alatunnisteeseen huomautus, jossa muistutetaan työntekijöitä siitä, ettei sähköposteja saa tulostaa.
3. Ystävällinen sähköposti työntekijöille
Ystävällinen kehotus työntekijöille jokaisen päivän päätteeksi voi auttaa kannustamaan tähän käyttäytymiseen. Varmista vain, että se ei vaikuta siltä, että rankaiset heitä tai olet tarpeettoman valpas. Jonkin ajan kuluttua siitä tulee tapa varmistaa, että puhtaita työpöytiä noudatetaan.
4. Tee siitä kilpailu
Kaikki pitävät palkinnoista. Käytannöistä kiinni pitävien palkitseminen on luultavasti paras tapa rohkaista tätä aloitetta ja saada se vaikuttamaan vähemmän ahdistavalta ja tarjota etuja niille, jotka pitävät siitä kiinni. Muista, ettet halua, että käytäntö muuttuu epäsiistin Toopen häpeämiseen...
5. Tuo yritysjohto mukaan
Jos aloite tulee ylhäältä alaspäin, se on paljon todennäköisemmin tehokas, ja jos varmistat, että ylin johto tukee käytäntöä (ja myös pitää siitä itse kiinni!), se on hyvä tapa näyttää esimerkkiä muulle osaa yritystä.
Puhtaan työpöydän käytännön hyvät ja huonot puolet:
Etu: Pitää arvokkaat tiedot turvassa. Kuten aiemmin todettiin, tulostetun sähköpostin tai arkaluonteisten tietojen jättäminen voi johtaa yleisen tietosuoja-asetuksen rikkomiseen. Varmistaaksesi, että olet turvassa - pidä se puhtaana.
Etu: Ympäristöystävällinen. Lyhyen muistutuksen lisääminen sähköpostiviestien loppuun asiakirjojen tulostamisen välttämiseksi säästää sekä ympäristöä että mahdollista tietoturvaloukkauksen riskiä! Pysy siis turvassa ja säästä samalla ympäristöä!
Etu: Näyttää ammattimaisemmalta. Jos olet yritys, jonka toimistoon tulee usein asiakkaita, tee heihin vaikutuksen ammattimaisuudellasi. Asiakkaat saattavat nähdä toimistosi heijastuksena organisaatiostasi, joten et halua, että vaikutelma on epäsiisti ja sotkuinen!
Vastalause: Aikaavievää ja vaikeasti valvottavissa. Totta puhuen se, että henkilökunnan jäsenen on käveltävä jokaisen päivän päätteeksi tarkistamassa, että sääntöä on noudatettu, ei ole maailman paras työ, ja se vie työntekijältä paljon aikaa. Lisäksi jokaisen työntekijän on käytettävä aikaa työpöytänsä siistimiseen joka päivä - tämä lisää työaikaa! Tosin on olemassa vasta-argumentti, jonka mukaan puhtaammat pöydät säästävät työntekijöiltä aikaa, jonka he käyttäisivät asiakirjojen etsimiseen.
Vastalause: Voi tuntua työntekijöistä liioitellulta. Työntekijät saattavat pitää tätä aloitetta ylimitoitettuna ja ajankäyttönä, jota he voisivat käyttää arvokkaampaan työhön. Kukaan ei halua, että helikopteripomo hengittää niskaan pöydälle jätetyistä papereista. Varmista, että kaikille on selvää, miksi käytäntö on tärkeä turvallisuuden kannalta.
Vastalause: vie työntekijän vapauden. Haslamin ja Knightin tekemässä mielenkiintoisessa tutkimuksessa todettiin, että mitä enemmän työntekijät tunsivat voivansa päättää voittamastaan työtilasta, sitä tyytyväisempiä he olivat, kun taas"jos he eivät pitäneet toimistotilasta, he eivät pitäneet myöskään sitä isännöivästä yrityksestä eivätkä tehtävistä, joita he siellä tekivät". Rajoittamalla sitä, mitä työntekijät voivat ja mitä eivät voi pitää työpöydällään, rajoitetaan heidän vapauden tunnettaan ja ympäristönsä hallintaa, mikä voi jättää heidät tyytymättömiksi. Siksi on löydettävä tasapaino yksilöllisyyden sallimisen ja siistin työtilan säilyttämisen välillä.
Mikä on hyvä esimerkki puhtaan pöydän käytännöstä?
Avain tehokkaaseen puhtaan työpöydan käytäntöön on varmistaa, että olet luonut selkeät säännöt, josta kaikki ovat tietoisia. Periaatteen automatisoinnilla ja seurannalla pitäisi varmistaa, että käytäntö pannaan täytäntöön koko yrityksessä.
Aloita ihmisten muuttaminen vahvimmaksi puolustuslinjaksi.
usecure on ihmisriskien hallintaratkaisu (HRM), jonka avulla yritykset voivat vähentää käyttäjiin liittyviä tietomurtoja, rakentaa kyberkestävän työvoiman ja saavuttaa vaatimustenmukaisuusstandardit automaattisten käyttäjäkoulutusohjelmien avulla.
Johtavien IT-ammattilaisten ja hallinnoitujen palveluntarjoajien (MSP) luottamuksen ansainnut usecure analysoi, vähentää ja valvoo ihmisten kyberriskiä riskilähtöisten turvatietoisuuskoulutusohjelmien, simuloitujen tietojenkalastelu-kampanjoiden, yksinkertaistetun käytäntöjen hallinnan ja jatkuvan pimeän verkon tietoturvaloukkausten seurannan avulla - kaikki yhdeltä alustalta.
