Eine Clean-Desk-Richtlinie ist eine einfache Möglichkeit, die Sicherheit Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten, wird jedoch oft übersehen. In diesem Beitrag sehen wir uns die Vor- und Nachteile einer Clean Desk-Richtlinie an und warum sie in bestimmten Unternehmen zunehmend umgesetzt wird.
Was ist eine Clean Desk- und Clear Screen-Richtlinie?
Eine Clean-Desk-Richtlinie beinhaltet das tägliche Entfernen aller sensiblen Geschäftsinformationen von Ihrem Schreibtisch. Dazu gehören: USB-Sticks, Notebooks, Visitenkarten und gedruckte Dokumente. An einem Tag können sich viele Dokumente, Ausdrucke und Notizen anhäufen!
Sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß abgelegt oder entsprechend entsorgt werden, ist das eigentliche Ziel einer Clean-Desk-Policy. Dies sollte mit einer „Clear Screen“-Richtlinie kombiniert werden: jedes Mal abmelden, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sind.
Was ist der Zweck einer Clean Desk-Richtlinie?
Der Zweck einer Clean Desk-Richtlinie ist sowohl die Sicherheit als auch die Verbesserung der Effizienz bei der Arbeit. Auf den ersten Blick mag eine Clean-Desk-Policy etwas überheblich klingen, aber abgesehen davon, dass sie Teil einer guten allgemeinen Büroreinheit ist und ein praktisches Arbeitsumfeld fördert, bewahrt eine Clean-Desk-Policy die Sicherheit des Büros vor Außenstehenden oder sogar internen Personen!
Man könnte meinen, dass dies nie passieren würde, aber „The Atlantic“ legt nahe, dass Manager oft 20 % mehr Produkte kaufen müssen als nötig.
Aber noch besorgniserregender als der ein oder andere verlorene Stift ist die Sicherheit Ihres Unternehmens vor der Bedrohung durch böswillige Akteure. Im schlimmsten Fall kann das Herumliegen wichtiger Dokumente gegen das Datenschutzgesetz verstoßen! Wenn Sie in der EU ansässig sind, müssen Sie möglicherweise die DSGVO-Richtlinien beachten.
Die DSGVO-Richtlinien wurden flexibel geschrieben und gelten nicht nur für digitale Daten, sondern auch für physische Daten. Ein online gehacktes Dokument ist also genauso wichtig wie ein Stück Papier, das aus einem Büro geklaut wird.
Dies kann zu Bußgeldern von bis zu 4% des Jahresumsatzes des Unternehmens führen. Ein ziemlich ernstes Problem, wenn Sie Ihren Schreibtisch unordentlich hinterlassen!
Wie würden Sie eine Clean Desk-Richtlinie implementieren?
Es ist am hilfreichsten, eine einfache "Clean Desk Checklist" zu haben, die Sie Ihren Mitarbeitern zusenden können, damit sie wissen, was sie zurücklassen können und was nicht. Wenn sich die Mitarbeiter nicht sicher sind, was sie zurücklassen können und was nicht, kann dies zu Verwirrung führen, die zu Zeitverschwendung führen kann. Es macht es auch einfacher, wenn sie ihre Liste am Ende jedes Tages abhaken können, um sicherzustellen, dass die Richtlinie eingehalten wird.
Es gibt einige einfache Änderungen, die Sie an Ihrem Büro vornehmen können, um eine Clean-Desk-Richtlinie zu implementieren:
1. Abschließbarer Speicher
Um Ihren Mitarbeitern das Leben zu erleichtern, sind abschließbare Schreibtische, in denen sie ihre Dateien und Dokumente aufbewahren können, ein wesentlicher Bestandteil jeder Clean-Desk-Policy. Wenn Mitarbeiter den Inhalt ihres Schreibtischs mit sich herumtragen, wird der gesamte Zweck zunichte gemacht! Sie brauchen einen sicheren Platz, um ihre Sachen zu lagern.
2.Förderung elektronischer Dokumente
Der beste Weg, um zu vermeiden, dass Papierdokumente mit wichtigen Informationen herumliegen, besteht darin, einfach Notizen auf Ihrem Computer zu machen. Schützen Sie Ihr Unternehmen und schonen Sie die Umwelt! Ein Vorschlag besteht darin, in Ihrer E-Mail-Fußzeile eine Notiz hinzuzufügen, die die Mitarbeiter daran erinnert, E-Mails nicht auszudrucken.
3. Freundliche E-Mail an Mitarbeiter
Ein freundlicher Anstupser gegenüber den Mitarbeitern am Ende eines jeden Arbeitstages kann dazu beitragen, dieses Verhalten zu fördern. Achte nur darauf, dass es nicht so wirkt, als würdest du sie bestrafen oder unnötig wachsam sein. Nach einer Weile wird es zur Gewohnheit, sicherzustellen, dass die Clean Desk-Richtlinie befolgt wird.
4. Machen Sie es zu einem Wettbewerb
Jeder mag Belohnungen. Die Belohnung derjenigen, die sich an die Politik halten, ist wahrscheinlich der beste Weg, um diese Initiative zu fördern und sie weniger bedrückend erscheinen zu lassen und bietet Vorteile für diejenigen, die sich daran halten. Denken Sie daran, dass die Richtlinie nicht zu einer beschämenden E-Mail für den unordentlichen Ted wird.
5. Ermutigen Sie die Geschäftsleitung von den Vorteilen
Wenn die Initiative von oben nach unten kommt, ist sie wahrscheinlich effektiver. Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung die Richtlinie unterstützt (und sich auch daran hält!)
Vor- und Nachteile einer Clean-Desk-Richtlinie:
Vorteil: Hält wertvolle Daten sicher. Wie bereits erwähnt, kann das Hinterlassen einer ausgedruckten E-Mail oder sensibler Daten zu einem Verstoß gegen die DSGVO-Vorschriften führen. Um Ihre Sicherheit zu gewährleisten, halten Sie es sauber.
Vorteil: Umweltfreundlich. Das Hinzufügen einer kurzen Erinnerung am Ende von E-Mails, um den Ausdruck von Dokumenten zu vermeiden, schont die Umwelt und das potenzielle Risiko einer Sicherheitsverletzung! Bleiben Sie also sicher und schonen Sie die Umwelt!
Vorteil: Sieht professioneller aus. Wenn Sie zu der Art von Unternehmen gehören, die häufig Kunden im Büro hat, beeindrucken Sie sie mit der Professionalität. Kunden sehen Ihr Büro möglicherweise als Spiegelbild Ihrer Organisation, daher möchten Sie nicht, dass dieser Eindruck desorganisiert und unordentlich ist!
Nachteil: Zeitaufwendig und schwer durchzusetzen. Seien wir ehrlich, es ist nicht die schönste Arbeit der Welt, dass ein Mitarbeiter am Ende eines jeden Tages herumläuft, um zu überprüfen, ob die Regel durchgesetzt wurde, und es ist für den Mitarbeiter zeitaufwändig. Hinzu kommt die Zeit, die jeder Mitarbeiter täglich für das Aufräumen seines Schreibtisches aufwenden muss – das summiert sich! Es gibt jedoch ein Gegenargument, dass sauberere Schreibtische den Mitarbeitern Zeit sparen, die sie mit der Suche nach Dokumenten verbringen würden.
Nachteil: Kann den Mitarbeitern übertrieben erscheinen. Mitarbeiter betrachten diese Initiative möglicherweise als übertrieben und verbringen Zeit damit, wertvollere Arbeit zu leisten. Niemand will, dass einem ein Helikopter-Boss im Nacken sitzt, weil er Papier auf dem Schreibtisch hat. Stellen Sie sicher, dass jedem klar ist, warum die Richtlinie aus Sicherheitsgründen wichtig ist.
Nachteil: Beraubt die Freiheit der Mitarbeiter. Eine interessante Studie von Haslam und Knight ergab, dass die Mitarbeiter umso glücklicher waren, je stärker sie sich über ihren gewonnenen Arbeitsplatz fühlten darin machen". Durch die Beschränkung dessen, was Mitarbeiter auf ihrem Schreibtisch haben dürfen und was nicht, schränkt dies ihr Gefühl von Freiheit und Kontrolle über ihre Umgebung ein, was sie möglicherweise unzufrieden macht. Daher müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen der Möglichkeit der Personalisierung und der Aufrechterhaltung eines aufgeräumten Arbeitsplatzes finden.
Was ist ein gutes Beispiel für eine Clean Desk Policy?
Der Schlüssel zu einer effektiven Clean Desk-Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass Sie eine klare Richtlinie erstellt haben, die allen bekannt ist. Die Automatisierung und Nachverfolgung der Richtlinie sollte sicherstellen, dass die Richtlinie unternehmensweit implementiert wird.
