Cos'è una Clean Desk Policy - e la mia azienda dovrebbe averne una?

Una clean desk policy è un modo semplice per mantenere la sicurezza della vostra azienda, ma spesso viene trascurata. In questo post, vedremo i pro e i contro di una clean desk policy e perché viene implementata sempre più spesso nelle aziende. 

Cos'è una Clean Desk e Clear Screen Policy?

Una clean desk policy prevede la rimozione di qualsiasi informazione aziendale sensibile dalla tua scrivania alla fine di ogni giornata. Questo include: Chiavette USB, quaderni, biglietti da visita e documenti stampati. Un sacco di documenti, stampe e note possono accumularsi in un giorno!

Assicurarsi che questi siano adeguatamente archiviati o gettati via è il vero obiettivo di una clean desk policy. Questo dovrebbe essere accompagnato da una 'clear screen' policy: disconnettersi ogni volta che si è lontani dal proprio computer.

Qual'è lo scopo di una Clean Desk Policy?

Lo scopo di una clean desk policy è sia la sicurezza che il miglioramento della produttività sul lavoro. A prima vista, una clean desk policy può sembrare un po' eccessiva, ma oltre ad essere parte di una buona pulizia generale dell'ufficio e ad incoraggiare ambienti di lavoro pratici, una clean desk policy mantiene la privacy dell'ufficio dagli sconosciuti, o anche da qualcuno interno!

Potrebbe sembrare banale, tuttavia, 'The Atlantic' suggerisce che i manager spesso devono acquistare il 20% di materiale in più di quello che è necessario. 

Ma più preoccupante della perdita di una penna, è mantenere la privacy del tuo business contro la minaccia di soggetti malintenzionati. Nei casi più gravi, lasciare in giro documenti importanti potrebbe essere una violazione della legge sulla protezione dei dati! Se hai sede nell'UE, dovresti stare attento alle normative GDPR.

Le norme del GDPR sono state scritte in modo flessibile, non solo applicandosi ai dati digitali, ma anche a quelli fisici. Quindi un documento hackerato online è altrettanto importante come se fosse un pezzo di carta rubato da un ufficio.

Questo può portare a multe fino al 4% del fatturato annuale dell'azienda. Un bel problema per aver lasciato la propria scrivania in disordine!

Come si può implementare una Clean Desk Policy?

È molto utile avere una semplice "Clean Desk Checklist" da inviare ai vostri dipendenti in modo che siano consapevoli di ciò che possono e non possono lasciare in giro. Se i dipendenti non sono sicuri di cosa possono o non possono fare, può creare confusione, il che può portare a perdite di tempo. È anche più semplice se possono controllare la loro lista alla fine di ogni giorno, per assicurarsi che tutto sia stato eseguito correttamente.

Ci sono alcune semplici modifiche che puoi introdurre nel tuo ufficio per implementare una clean desk policy:

1. Archiviazione

Per rendere la vita più facile ai vostri dipendenti, avere scrivanie con cassetti che possono essere chiusi a chiave è un elemento essenziale per qualsiasi clean desk policy. I dipendenti hanno bisogno di uno spazio sicuro dove conservare i loro documenti. 

2. Utilizza file elettronici

Il modo migliore per evitare di lasciare in giro documenti cartacei con informazioni importanti è semplicemente tenere le note sul tuo computer. Mantieni la tua azienda sicura e aiuta anche a salvare l'ambiente! Un suggerimento è quello di aggiungere una nota sul piè di pagina delle e-mail per ricordare ai dipendenti di non stampare le e-mail. 

3. Email ai dipendenti

Incoraggia questo comportamento alla fine di ogni giornata con email. Assicuratevi solo che non sembri che li stiate punendo o che siate inutilmente troppo vigili. Dopo un po', diventerà un'abitudine assicurarsi che la clean desk policy sia rispettata. 

4. Fallo diventare una competizione

A tutti piacciono le ricompense. Premiare quelli che si attengono alla policy è probabilmente il modo migliore per incoraggiare questa iniziativa e farla sembrare meno oppressiva. 

5. Fai in modo che il management si renda conto dei benefici

Se l'iniziativa viene dall'alto, è molto più probabile che sia efficace, assicurandosi che il senior management sostenga la policy (e si attenga anche ad essa!) è un ottimo modo per dare il buon esempio al resto dell'azienda. 

Pro e contro di una clean desk policy: 

Pro: Mantiene i dati al sicuro. Come detto prima, lasciare un'email stampata o qualsiasi dato sensibile può portare a una violazione delle norme GDPR. Per essere certi di essere al sicuro, tenete la scrivania pulita. 

Pro: Rispetta l'ambiente. Aggiungere un breve promemoria alla fine delle e-mail per evitare di stampare i documenti salva l'ambiente e il potenziale rischio di una violazione della sicurezza! Quindi rimani al sicuro mentre salvi l'ambiente! 

Pro: Ha un aspetto più professionale. Se sei il tipo di azienda che ha spesso clienti in ufficio, devi fare bella figura. I clienti possono vedere il tuo ufficio come un riflesso della tua organizzazione, quindi non vuoi che questa impressione sia disorganizzata e disordinata!

Contro: richiede tempo ed è difficile da far rispettare. Ammettiamolo, avere un membro del personale che va in giro alla fine di ogni giorno per controllare che la regola sia stata applicata non è il miglior lavoro del mondo e fa perdere tempo al dipendente. A questo si aggiunge il tempo che ogni dipendente dovrà passare a riordinare la propria scrivania ogni giorno. Anche se c'è una contro-argomentazione che le scrivanie più pulite fanno risparmiare ai dipendenti il tempo che passerebbero a cercare i documenti. 

Contro: Può sembrare eccessivo agli impiegati. I dipendenti possono vedere questa iniziativa come eccessiva e come tempo perso. Nessuno vuole un capo che ti sta col fiato sul collo per la carta lasciata sulla tua scrivania. Assicuratevi che tutti siano chiari sul perché questa regola è importante dal punto di vista della sicurezza. 

Contro: toglie libertà ai dipendenti. Un studio interessante di Haslam e Knight ha scoperto che più i lavoratori si sentivano responsabili del proprio spazio di lavoro, e più erano felici. Mettendo restrizioni su ciò che i dipendenti possono e non possono avere sulla loro scrivania, limita il loro senso di libertà e controllo del loro ambiente, il che può lasciarli insoddisfatti. Pertanto, è necessario trovare un equilibrio tra consentire la personalizzazione e mantenere uno spazio di lavoro ordinato. 

Qual'è un buon esempio di "Clean Desk Policy"?

Per una Clean Desk Policy efficace bisogna assicurarsi di esser stati chiari sul perchè viene utilizzata.

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