Si su organización maneja datos personales de ciudadanos de la UE, es probable que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) esté en su radar. Desde su entrada en vigor en 2018, el GDPR ha cambiado las reglas del juego para la protección de datos, estableciendo un estándar global para la privacidad. Pero seamos sinceros: el cumplimiento puede resultar abrumador. Con multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de su facturación global anual (la cifra que sea más alta), además del riesgo de daños a la reputación, hacerlo bien es crucial.
Le guiaremos a través de un enfoque claro y práctico del cumplimiento del RGPD, enumerando los requisitos normativos que debe cumplir, las mejores prácticas para reforzar el cumplimiento y las medidas recomendadas para ir más allá.
En este blog, trataremos:
- Lo que debe hacer: Obligaciones del GDPR
- Lo que debe hacer: Prácticas recomendadas para el GDPR
- Lo que puede hacer: Medidas de mejora voluntarias para el GDPR
Lo que absolutamente debe hacer: Obligaciones del GDPR
El GDPR no es sólo una sugerencia: es la ley para cualquier organización que maneje datos de ciudadanos de la UE. Empecemos por lo que no es negociable, las medidas que debe aplicar para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento.
- En primer lugar, la formación de concienciación del personal(artículo 39) es la piedra angular del cumplimiento del RGPD. Imagínese lo siguiente: un empleado hace clic en un correo electrónico de phishing, exponiendo accidentalmente los datos de un cliente. Es una brecha a punto de producirse. El GDPR exige una formación periódica y documentada para garantizar que su equipo comprende los principios de protección de datos, sus responsabilidades y riesgos como el phishing. Esto no sólo protege los datos de los clientes, sino que también demuestra a los reguladores que usted se toma en serio el cumplimiento de la normativa.
- A continuación, la protección de datos desde el diseño y por defecto(artículo 25) significa incorporar la privacidad a sus procesos desde el principio. Si estás desarrollando una nueva aplicación, sólo debes recopilar los datos que necesites (nombre y correo electrónico, no toda la vida del cliente) y protegerlos con medidas como el cifrado o los controles de acceso. La renovación de su base de datos de clientes para incluir sólo los campos esenciales ayuda a reducir significativamente el riesgo de exposición.
- La seguridad del tratamiento(artículo 32) es otra obligación. Esto implica el uso de herramientas como cortafuegos y antimalware para proteger los datos contra filtraciones o accesos no autorizados. Implantar herramientas de prevención de pérdida de datos (DLP) para supervisar y bloquear la salida de datos sensibles de su red es una buena medida para cumplir el RGPD y mantener intacta la confianza de los pacientes.
- También debe estar preparado para lo peor con la notificación de infracciones(artículo 33). Si se produce una infracción y supone un riesgo para las personas, debe notificarlo a la autoridad competente en un plazo de 72 horas. Disponer de un proceso de notificación claro puede ayudarle a notificar rápidamente a la autoridad a tiempo y evitar sanciones.
- En algunas organizaciones es obligatorio nombrar a un delegado de protección de datos(artículo 37), especialmente en el caso de las autoridades públicas o las que procesan datos a gran escala. El RPD supervisa el cumplimiento y la formación, actuando como su persona de contacto para el RGPD. Para las grandes organizaciones, el nombramiento de un RPD puede agilizar sus esfuerzos de cumplimiento y facilitar las auditorías.
- La rendición de cuentas(artículo 5.2) es una cuestión de pruebas. Debe mantener registros de sus actividades de tratamiento de datos, políticas y formación. Si los reguladores llaman a su puerta, tendrá que demostrar que ha hecho los deberes. Digitalizar sus registros de cumplimiento le salvará en una auditoría sorpresa.
- Por último, asegúrese de que existe una base jurídica para el tratamiento(artículo 6). Cada dato que procese debe tener un motivo legal, como el consentimiento o un contrato, y debe ser transparente al respecto. Explicar claramente a los usuarios por qué se recogen datos es importante para aumentar la confianza de los clientes.
Estas medidas obligatorias no son sólo para evitar multas, sino para proteger a sus clientes y demostrarles que se toma en serio su privacidad.
Lo que debe hacer: Prácticas recomendadas para el GDPR
Aunque no son estrictamente obligatorias, estas prácticas se recomiendan encarecidamente para que el cumplimiento del GDPR sea más sencillo y eficaz. Piense en ellas como un esfuerzo adicional que puede ahorrarle dolores de cabeza en el futuro.
- Los simulacros periódicos de phishing son un factor decisivo. El artículo 32 exige "medidas técnicas y organizativas apropiadas" para proteger los datos, y los simulacros capacitan a su equipo para detectar intentos de phishing, reduciendo el riesgo de infracciones. También apoyan el papel de su RPD en virtud del artículo 39 al reforzar la concienciación del personal.
- La formación específica para cada función va un paso más allá. El artículo 39, apartado 1, letra b), hace hincapié en la concienciación del personal, y adaptar la formación a las funciones -como enseñar a los equipos de marketing sobre el consentimiento o a los informáticos sobre la seguridad- garantiza que todos conozcan sus responsabilidades. También contribuye a la rendición de cuentas en virtud del artículo 5, apartado 2.
- Los sistemas de gestión de políticas le ayudan a mantenerse organizado. Se ajustan al artículo 5, apartado 2, al documentar y distribuir políticas conformes con el RGPD, y al artículo 24, al respaldar la obligación del responsable del tratamiento de demostrar el cumplimiento. Las actualizaciones automatizadas de las políticas ayudan a garantizar que su equipo siempre disponga de las directrices más recientes.
- Las evaluaciones de impacto sobre la protección de datos (EIPD) son necesarias para el tratamiento de alto riesgo en virtud del artículo 35, pero realizarlas para todas las actividades significativas es una buena práctica. Ayudan a identificar y mitigar los riesgos en una fase temprana. Realizar una EIPD antes de lanzar una nueva función u ofrecer un nuevo servicio puede ayudar a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en un problema.
- Las auditorías de seguridad periódicas se ajustan a la exigencia del artículo 32, apartado 1, letra d),de supervisar sistemáticamente las medidas de seguridad. También aportan pruebas del cumplimiento de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 5. Iniciar auditorías trimestrales es útil para descubrir vulnerabilidades en software obsoleto.
- La gestión del ciclo de vida de la privacidad garantiza un tratamiento responsable de los datos. Apoya la limitación de la finalidad (artículo 5, apartado 1, letra b)) y la limitación del almacenamiento (artículo 5, apartado 1, letra e)) garantizando que los datos sólo se utilicen para fines específicos y se conserven el tiempo necesario. También incorpora los principios del RGPD a los flujos de trabajo, de conformidad con el artículo 25. La aplicación de políticas automatizadas de conservación de datos también puede ayudarle a reducir los costes de almacenamiento.
- Por último, los métodos de formación interactivos, como el e-learning o la gamificación, hacen que el aprendizaje se mantenga. Respaldan las obligaciones de formación del RPD con arreglo al artículo 39, apartado 1, letra b), y demuestran un cumplimiento proactivo con arreglo al artículo 5, apartado 2. La introducción de formación gamificada ayuda enormemente a aumentar la participación y el compromiso en la formación, ya que convierte el cumplimiento en un reto divertido para los empleados.
Lo que puede hacer: Medidas voluntarias de mejora para el RGPD
Estas medidas no son obligatorias, pero pueden llevar su cumplimiento del GDPR al siguiente nivel, fomentando una sólida cultura de protección de datos dentro de su organización.
- Las oportunidades de aprendizaje continuo, como boletines o actualizaciones, mantienen la protección de datos en primer plano. Apoyan los deberes de concienciación del RPD en virtud del artículo 39, apartado 1, letra b), y se alinean con el énfasis del RGPD en una cultura de protección de datos. Considere la posibilidad de enviar correos electrónicos mensuales con consejos sobre el RGPD a su personal, esto es increíblemente útil para refrescarles la memoria.
- Las simulaciones avanzadas de phishing con IA preparan a su equipo para amenazas sofisticadas, en línea con los requisitos de seguridad del artículo 32. Adoptar simulaciones basadas en IA puede ayudar significativamente a sus empleados a responder correctamente a intentos complejos de phishing.
- Las plataformas de microaprendizaje ofrecen módulos de formación breves y frecuentes para reforzar la concienciación. Respaldan el artículo 39, apartado 1, letra b), y demuestran el compromiso de cumplimiento del artículo 5. Considere la posibilidad de utilizar el microaprendizaje para formar al personal remoto y garantizar una concienciación coherente en todos los equipos.
- El análisis del comportamiento analiza las respuestas de los empleados a las simulaciones, adaptando las medidas de seguridad con arreglo al artículo 32. También se ajusta al Reglamento GDPR. También se ajusta al enfoque basado en el riesgo del GDPR. Pruebe a utilizar la analítica para identificar a los empleados de riesgo y proporcionarles formación específica.
- Los recursos gratuitos de concienciación, como carteles o infografías, refuerzan la formación y promueven una cultura de protección de datos(artículo 39). Colocar carteles en las salas de descanso puede parecer un método anticuado, pero en realidad es más eficaz de lo que se piensa para suscitar conversaciones sobre la seguridad de los datos entre el personal.
- Por último, la certificación Europrivacy es voluntaria, pero demuestra el cumplimiento del artículo 42 y respalda la rendición de cuentas en virtud del artículo 5. Obtener esta certificación puede convertirse en un argumento de venta para sus clientes preocupados por la privacidad.
Un enfoque práctico del cumplimiento del GDPR
El cumplimiento del GDPR no tiene por qué ser desalentador. Si se centra en las obligaciones obligatorias, adopta las prácticas recomendadas y tiene en cuenta las mejoras opcionales, puede crear un marco sólido de protección de datos que no solo le permita cumplir la normativa, sino también ganarse la confianza de sus clientes. Empiece por las obligaciones, incorpore las mejores prácticas y añada mejoras a medida que crece: es un viaje, no una carrera.
Tenga en cuenta que los requisitos del GDPR pueden variar según la organización, con excepciones aplicables en algunos casos. Cada empresa debe ser evaluada individualmente para determinar las medidas obligatorias y opcionales. Para garantizar el cumplimiento del GDPR u otras normas, recomendamos realizar auditorías exhaustivas y buscar asesoramiento legal. Reserva una demostración y obtén más información sobre nuestra plataforma, o prueba gratis durante 14 días hoy mismo para aprender a navegar eficazmente por las normativas y estándares de ciberseguridad globales.
