Navigieren zur Einhaltung der GDPR: Ein praktischer Leitfaden für Organisationen

Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet, haben Sie wahrscheinlich die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) auf dem Radar. Seit ihrer Durchsetzung im Jahr 2018 hat die GDPR den Datenschutz grundlegend verändert und einen globalen Standard für den Datenschutz gesetzt. Aber seien wir ehrlich - die Einhaltung der Vorschriften kann sich überwältigend anfühlen. Mit Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % Ihres weltweiten Jahresumsatzes (je nachdem, welcher Betrag höher ist) und dem Risiko eines Imageschadens ist es entscheidend, dass Sie es richtig machen.

Wir führen Sie durch einen klaren, umsetzbaren Ansatz zur Einhaltung der DSGVO - mit einer Auflistung der gesetzlichen Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, den besten Praktiken, um die Einhaltung zu verbessern, und empfohlenen Maßnahmen, die darüber hinausgehen.
In diesem Blog gehen wir auf Folgendes ein:

• Was Sie tun müssen: Obligatorische Verpflichtungen in GDPR
• Was Sie tun sollten: Empfohlene Praktiken für GDPR
• Was Sie tun können:

  Freiwillig

  Verbesserungsmaßnahmen für GDPR

• Ein praktischer Ansatz zur Einhaltung der GDPR

Was Sie unbedingt tun müssen: Obligatorische Verpflichtungen in GDPR

Die Datenschutz-Grundverordnung ist nicht nur ein Vorschlag - sie ist das Gesetz für jede Organisation, die mit den Daten von EU-Bürgern umgeht. Beginnen wir mit den nicht verhandelbaren Maßnahmen, die Sie umsetzen müssen, um Strafen zu vermeiden und die Einhaltung zu gewährleisten.

• Zunächst einmal ist die Schulung der Mitarbeiter(Artikel 39) ein Eckpfeiler der Einhaltung der DSGVO. Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Mitarbeiter klickt auf eine Phishing-E-Mail und gibt versehentlich Kundendaten preis. Das ist ein Verstoß, der nur darauf wartet, zu passieren. Die DSGVO erfordert regelmäßige, dokumentierte Schulungen, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Datenschutzgrundsätze, seine Verantwortlichkeiten und Risiken wie Phishing versteht. Dies dient nicht nur dem Schutz der Kundendaten, sondern zeigt auch den Aufsichtsbehörden, dass Sie es mit der Einhaltung der Vorschriften ernst meinen.
• Datenschutz durch Technik und Voreinstellungen(Artikel 25) bedeutet, dass Sie den Datenschutz von Anfang an in Ihre Prozesse integrieren. Wenn Sie eine neue App entwickeln, sollten Sie nur die Daten erfassen, die Sie benötigen (z. B. Name und E-Mail, nicht die gesamte Lebensgeschichte), und diese durch Maßnahmen wie Verschlüsselung oder Zugangskontrollen schützen. Wenn Sie Ihre Kundendatenbank so umgestalten, dass sie nur noch die wichtigsten Felder enthält, können Sie das Risiko einer Gefährdung erheblich verringern.
• Die Sicherheit der Verarbeitung(Artikel 32) ist ein weiteres Muss. Dazu gehört der Einsatz von Werkzeugen wie Firewalls und Anti-Malware, um Daten vor Verstößen oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Implementierung von Tools zur Verhinderung von Datenverlusten (Data Loss Prevention, DLP) zur Überwachung und Blockierung sensibler Daten beim Verlassen des Netzwerks ist eine gute Maßnahme zur Einhaltung der DSGVO und zur Wahrung des Vertrauens der Patienten.
• Auch bei der Meldung von Datenschutzverletzungen(Artikel 33) müssen Sie auf das Schlimmste gefasst sein. Wenn es zu einer Datenschutzverletzung kommt und diese ein Risiko für Einzelpersonen darstellt, müssen Sie dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde melden. Ein klares Meldeverfahren kann Ihnen helfen, die Behörde rechtzeitig zu benachrichtigen und Strafen zu vermeiden.
• Für einige Organisationen ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)(Artikel 37) obligatorisch, insbesondere für Behörden oder solche, die Daten in großem Umfang verarbeiten. Der behördliche Datenschutzbeauftragte ist für die Einhaltung der Vorschriften und für Schulungen zuständig und fungiert als Ansprechpartner für die DSGVO. Für große Organisationen kann die Ernennung eines DSB die Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften straffen und Audits zu einem Kinderspiel machen.
• Bei derRechenschaftspflicht(Artikel 5 Absatz 2) geht es um den Nachweis. Sie müssen Aufzeichnungen über Ihre Datenverarbeitungstätigkeiten, Richtlinien und Schulungen führen. Wenn die Aufsichtsbehörden bei Ihnen anklopfen, müssen Sie nachweisen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben. Die Digitalisierung Ihrer Compliance-Aufzeichnungen wird Sie bei einer unangekündigten Prüfung schützen.
• Sorgen Sie schließlich für eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung(Artikel 6). Für jede von Ihnen verarbeitete Datenmenge muss es einen rechtlichen Grund geben, z. B. eine Einwilligung oder einen Vertrag, und Sie müssen dies transparent machen. Es ist wichtig, den Nutzern klar zu erklären, warum sie Daten sammeln, um das Vertrauen der Kunden zu stärken.

Bei diesen obligatorischen Schritten geht es nicht nur darum, Geldstrafen zu vermeiden, sondern auch darum, Ihre Kunden zu schützen und ihnen zu zeigen, dass Sie ihre Privatsphäre ernst nehmen.

Was Sie tun sollten: Empfohlene Praktiken für GDPR

Diese Praktiken sind zwar nicht unbedingt erforderlich, werden aber dringend empfohlen, um die Einhaltung der DSGVO reibungsloser und effektiver zu gestalten. Betrachten Sie sie als zusätzlichen Aufwand, der Ihnen im Nachhinein Kopfschmerzen ersparen kann.

• Regelmäßige Phishing-Simulationen sind ein entscheidender Faktor. Artikel 32 fordert "angemessene technische und organisatorische Maßnahmen" zum Schutz der Daten, und in Simulationen wird Ihr Team darin geschult, Phishing-Versuche zu erkennen, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert wird. Sie unterstützen auch die Rolle Ihres Datenschutzbeauftragten gemäß Artikel 39, indem sie das Bewusstsein der Mitarbeiter schärfen.
• Rollenspezifische Schulungen gehen noch einen Schritt weiter. Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b betont die Sensibilisierung des Personals, und eine auf die jeweilige Rolle zugeschnittene Schulung - wie z. B. die Unterrichtung der Marketing-Teams über die Einwilligung oder der IT-Abteilung über die Sicherheit - stellt sicher, dass jeder seine Verantwortung kennt. Dies unterstützt auch die Rechenschaftspflicht gemäß Artikel 5 Absatz 2.
• Systeme zur Verwaltung von Richtlinien helfen Ihnen, organisiert zu bleiben. Sie entsprechen Artikel 5 Absatz 2, indem sie GDPR-konforme Richtlinien dokumentieren und verteilen, und Artikel 24, indem sie die Pflicht des für die Verarbeitung Verantwortlichen zum Nachweis der Einhaltung unterstützen. Automatisierte Aktualisierungen der Richtlinien sorgen dafür, dass Ihr Team immer über die neuesten Richtlinien verfügt.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen (Data Protection Impact Assessments, DPIAs) sind für risikoreiche Verarbeitungen gemäß Artikel 35 erforderlich, aber es ist eine bewährte Praxis, sie für alle wesentlichen Tätigkeiten durchzuführen. Sie tragen dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen und abzumildern. Die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung vor der Einführung einer neuen Funktion oder dem Angebot eines neuen Dienstes kann dazu beitragen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.
• Regelmäßige Sicherheitsaudits stehen im Einklang mit der Forderung von Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe dnach einer systematischen Überwachung der Sicherheitsmaßnahmen. Sie dienen auch als Nachweis für die Einhaltung der Bestimmungen von Artikel 5 Absatz 2. Die Durchführung vierteljährlicher Audits ist nützlich, um Schwachstellen in veralteter Software zu entdecken.
• Das Datenschutz-Lebenszyklusmanagement gewährleistet einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten. Es unterstützt die Zweckbindung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) und die Speicherbegrenzung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e), indem es sicherstellt, dass die Daten nur für bestimmte Zwecke verwendet und nur so lange wie nötig aufbewahrt werden. Außerdem werden die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung gemäß Artikel 25 in die Arbeitsabläufe integriert. Die Umsetzung automatisierter Datenaufbewahrungsrichtlinien könnte Ihnen auch helfen, die Speicherkosten zu senken.
• Und schließlich sorgen interaktive Schulungsmethoden wie E-Learning oder Gamification dafür, dass das Gelernte hängen bleibt. Sie unterstützen die Schulungspflichten des DSB gemäß Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b und zeigen die proaktive Einhaltung der Bestimmungen gemäß Artikel 5 Absatz 2. Die Einführung von spielerischen Schulungen trägt erheblich dazu bei, die Schulungsbeteiligung und das Engagement zu steigern, da sie die Einhaltung der Vorschriften zu einer spielerischen Herausforderung für die Mitarbeiter macht.

Was Sie tun können: Freiwillige Verbesserungsmaßnahmen für die GDPR

Diese Maßnahmen sind nicht obligatorisch, können aber Ihre GDPR-Compliance auf die nächste Stufe heben und eine starke Datenschutzkultur innerhalb Ihres Unternehmens fördern.

• Kontinuierliche Lernangebote, wie Newsletter oder Updates, sorgen dafür, dass das Thema Datenschutz im Mittelpunkt steht. Sie unterstützen die Sensibilisierungspflichten des DSB gemäß Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b und stehen im Einklang mit der Betonung einer Datenschutzkultur durch die DSGVO. Ziehen Sie in Erwägung, monatliche E-Mails mit Tipps zur DSGVO an Ihre Mitarbeiter zu versenden, um deren Gedächtnis aufzufrischen.
• Fortgeschrittene Phishing-Simulationen mit KI bereiten Ihr Team auf ausgefeilte Bedrohungen vor und stehen im Einklang mit den Sicherheitsanforderungen von Artikel 32. Der Einsatz von KI-gesteuerten Simulationen kann Ihren Mitarbeitern helfen, auf komplexe Phishing-Versuche richtig zu reagieren.
• Microlearning-Plattformen bieten kurze, häufige Schulungsmodule, um das Bewusstsein zu stärken. Sie unterstützen Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b und demonstrieren das Engagement für die Einhaltung der Bestimmungen von Artikel 5. Erwägen Sie den Einsatz von Microlearning für die Schulung von Mitarbeitern an entfernten Standorten, um eine einheitliche Sensibilisierung in allen Teams zu gewährleisten.
• Die Verhaltensanalyse analysiert die Reaktionen der Mitarbeiter auf Simulationen und passt die Sicherheitsmaßnahmen gemäß Artikel 32 an. Dies entspricht auch dem risikobasierten Ansatz der GDPR. Versuchen Sie, mithilfe von Analysen gefährdete Mitarbeiter zu identifizieren und ihnen gezielte Schulungen anzubieten.
• Kostenlose Sensibilisierungsressourcen, wie Poster oder Infografiken, verstärken die Schulung und fördern eine Datenschutzkultur(Artikel 39). Das Aufhängen von Postern in Pausenräumen mag zwar altmodisch erscheinen, ist aber effektiver als Sie denken, um das Gespräch über Datensicherheit unter den Mitarbeitern anzuregen.
• Die Europrivacy-Zertifizierung schließlich ist freiwillig, zeigt aber die Einhaltung der Bestimmungen von Artikel 42 und unterstützt die Rechenschaftspflicht gemäß Artikel 5. Eine solche Zertifizierung könnte ein Verkaufsargument für Ihre datenschutzbewussten Kunden sein.
  
  

Ein praktischer Ansatz zur Einhaltung der GDPR

Die Einhaltung der GDPR muss nicht entmutigend sein. Indem Sie sich auf die obligatorischen Verpflichtungen konzentrieren, empfohlene Praktiken übernehmen und optionale Erweiterungen in Betracht ziehen, können Sie einen robusten Datenschutzrahmen aufbauen, der nicht nur Ihre Konformität gewährleistet, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunden verdient. Beginnen Sie mit den Pflichtaufgaben, bauen Sie bewährte Praktiken ein und fügen Sie nach und nach Erweiterungen hinzu - es ist eine Reise, kein Wettlauf.

Beachten Sie, dass die GDPR-Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen variieren können, wobei in einigen Fällen Ausnahmen gelten. Jedes Unternehmen muss individuell bewertet werden, um obligatorische und optionale Maßnahmen zu bestimmen. Um die Einhaltung der GDPR oder anderer Standards sicherzustellen, empfehlen wir die Durchführung gründlicher Audits und die Inanspruchnahme rechtlicher Beratung. Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie mehr über unsere Plattform, oder nutzen Sie noch heute unsere 14-tägige kostenlose Testversion, um zu erfahren, wie Sie effektiv durch globale Cybersicherheitsvorschriften und -standards navigieren können.