Dans cet article, nous allons définir ce qu'est une charte en matière d'utilisation des e-mails, ses points positifs et négatifs et expliquer comment incorporer une telle charte dans votre entreprise. La mise en œuvre d'une charte en matière d'utilisation des e-mails pour vos employés peut être un moyen efficace de garantir de bonnes pratiques.
Notre définition d'une charte en matière d'utilisation des e-mails est la suivante :
Une charte en terme d'utilisation de messagerie électronique est une charte qu'une entreprise choisit de mettre en place afin de s'assurer que les employés utilisent leur messagerie électronique d'une manière qui soit en accord avec les objectifs de l'entreprise. Cela signifie que la charte changera selon les organisations, mais il existe des termes généraux qui sont généralement standard pour la plupart des organisations.
Par conséquent, une charte en matière de courrier électronique permettra de s'assurer que les employés sont conscients de leurs responsabilités lorsqu'ils utilisent le courrier électronique, de ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire, et que ces conditions sont acceptées et signées. Par conséquent, un employé peut être tenu pour responsable en cas de manquement à ces conditions.
Avoir une bonne charte de messagerie au travail peut également contribuer à la cybersécurité. Même si les employés sont familiarisés avec la messagerie électronique et si vous utilisez un fournisseur de messagerie bien connu comme Office 365, vous pouvez établir des règles concernant l'envoi d'informations confidentielles, ce qui signifie qu'en cas de compromission d'un e-mail, les dégâts pour l'entreprise seront moins importants.
| Avantages | Inconvénients |
| - Veille à ce que l'employé soit responsable de ses actions par le biais du courrier électronique. | -Une charte en matière de courrier électronique peut donner l'impression d'être trop contraignante ou de faire de la micro-gestion. |
| - Préserve la réputation de l'entreprise. | - Peut être considéré comme une perte de temps, ou une réduction de la productivité/ |
| - Protège des brèches de données. | - Certains employés peuvent avoir le sentiment que cela porte atteinte à leur capacité à communiquer librement. |
| - S'assure que les employés suivent des directives claires.. | - Il faut veiller à ce que tous les employés s'engagent à respecter la charte. |
| - En 2015, 43 % des campagnes de phishing ont visé des petites entreprises. L'utilisation d'une charte de messagerie commencera à contribuer à atténuer ce risque. | - Il peut être difficile de déterminer qui est au courant de la charte.. |
Comme nous l'avons dit plus haut, toutes les entreprises et organisations sont différentes et il n'existe donc pas de charte en matière de messagerie électronique qui s'applique à tous. Cependant, il existe quelques éléments de base qui doivent généralement être inclus dans toute charte de messagerie électronique à l'échelle de l'entreprise.
Workable suggère que les éléments suivants soient inclus dans toutes les chartes de courrier électronique :
Toute forme de harcèlement ou d'intimidation par courrier électronique doit être considérée comme une utilisation spécifiquement inappropriée du courrier électronique sur le lieu de travail.
Lawdonut énumère les cas suivants d'utilisation inappropriée du courrier électronique sur le lieu de travail :
Il faut également prévoir des conséquences en cas de non-respect de la charte en matière de messagerie électronique. Ces conséquences doivent être clairement indiquées à l'employé afin qu'il soit conscient des sanctions, surtout si elles peuvent aller jusqu'au licenciement.
Il est également important d'établir des chartes en matière d'utilisation du courrier électronique afin que les employés sachent ce qu'ils doivent et ne doivent pas faire. La compréhension générale en matière de courrier électronique est essentielle pour la plupart des employés.
Une bonne charte en matière de courrier électronique peut également contribuer à éviter les emails de phishing en établissant des règles pour éviter certains des signes révélateurs des emails de phishing. Malheureusement, le phishing est un phénomène inévitable et jeter le pierre à l'employé pourrait faire plus de mal que de bien. Mais en définissant clairement ce qu'il faut éviter, on peut contribuer à atténuer le risque pour l'entreprise.