Dans cet article, nous allons définir ce qu'est une charte en matière d'utilisation des e-mails, ses points positifs et négatifs et expliquer comment incorporer une telle charte dans votre entreprise. La mise en œuvre d'une charte en matière d'utilisation des e-mails pour vos employés peut être un moyen efficace de garantir de bonnes pratiques.
Qu'est ce qu'une charte en matière d'utilisation d'Internet et du courrier électronique ?
Notre définition d'une charte en matière d'utilisation des e-mails est la suivante :
Une charte en terme d'utilisation de messagerie électronique est une charte qu'une entreprise choisit de mettre en place afin de s'assurer que les employés utilisent leur messagerie électronique d'une manière qui soit en accord avec les objectifs de l'entreprise. Cela signifie que la charte changera selon les organisations, mais il existe des termes généraux qui sont généralement standard pour la plupart des organisations.
Par conséquent, une charte en matière de courrier électronique permettra de s'assurer que les employés sont conscients de leurs responsabilités lorsqu'ils utilisent le courrier électronique, de ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire, et que ces conditions sont acceptées et signées. Par conséquent, un employé peut être tenu pour responsable en cas de manquement à ces conditions.
Avoir une bonne charte de messagerie au travail peut également contribuer à la cybersécurité. Même si les employés sont familiarisés avec la messagerie électronique et si vous utilisez un fournisseur de messagerie bien connu comme Office 365, vous pouvez établir des règles concernant l'envoi d'informations confidentielles, ce qui signifie qu'en cas de compromission d'un e-mail, les dégâts pour l'entreprise seront moins importants.
Avantages et inconvénients d'une charte en matière d'email :
| Avantages | Inconvénients |
| - Veille à ce que l'employé soit responsable de ses actions par le biais du courrier électronique. | -Une charte en matière de courrier électronique peut donner l'impression d'être trop contraignante ou de faire de la micro-gestion. |
| - Préserve la réputation de l'entreprise. | - Peut être considéré comme une perte de temps, ou une réduction de la productivité/ |
| - Protège des brèches de données. | - Certains employés peuvent avoir le sentiment que cela porte atteinte à leur capacité à communiquer librement. |
| - S'assure que les employés suivent des directives claires.. | - Il faut veiller à ce que tous les employés s'engagent à respecter la charte. |
| - En 2015, 43 % des campagnes de phishing ont visé des petites entreprises. L'utilisation d'une charte de messagerie commencera à contribuer à atténuer ce risque. | - Il peut être difficile de déterminer qui est au courant de la charte.. |
Que doit contenir une charte en matière de courrier électronique ?
Comme nous l'avons dit plus haut, toutes les entreprises et organisations sont différentes et il n'existe donc pas de charte en matière de messagerie électronique qui s'applique à tous. Cependant, il existe quelques éléments de base qui doivent généralement être inclus dans toute charte de messagerie électronique à l'échelle de l'entreprise.
Workable suggère que les éléments suivants soient inclus dans toutes les chartes de courrier électronique :
- S'inscrire sur des sites et services illégaux, peu fiables, peu recommandables ou suspects.
- Envoyer du contenu marketing ou des e-mails de prospection non autorisés.
- S'inscrire aux services d'un concurrent sans y être autorisé.
- Envoyer des messages et des contenus insultants ou discriminatoires.
- Envoyer des spams intentionnellement à d'autres personnes, y compris leurs collègues..
Qu'est-ce qu'une utilisation inappropriée du courrier électronique sur le lieu de travail ?
Toute forme de harcèlement ou d'intimidation par courrier électronique doit être considérée comme une utilisation spécifiquement inappropriée du courrier électronique sur le lieu de travail.
Lawdonut énumère les cas suivants d'utilisation inappropriée du courrier électronique sur le lieu de travail :
- Envoie de messages sexistes, racistes ou autres ;
- Envoie de contenu diffamatoire ;
- Envoie de contenu protégé par les droits d'auteur ;
- Envoie de liens vers du contenu inapproprié.
Il faut également prévoir des conséquences en cas de non-respect de la charte en matière de messagerie électronique. Ces conséquences doivent être clairement indiquées à l'employé afin qu'il soit conscient des sanctions, surtout si elles peuvent aller jusqu'au licenciement.
Utilisation appropriée de l'e-mail
Il est également important d'établir des chartes en matière d'utilisation du courrier électronique afin que les employés sachent ce qu'ils doivent et ne doivent pas faire. La compréhension générale en matière de courrier électronique est essentielle pour la plupart des employés.
Sécurité des e-mails
- Choisissez un mot de passe fort (la recommandation actuelle est de 3 mots aléatoires).
- Ne donnez jamais le mot de passe de votre messagerie, même à vos collègues.
- N'écrivez jamais vos mots de passe à la main.
Une bonne charte en matière de courrier électronique peut également contribuer à éviter les emails de phishing en établissant des règles pour éviter certains des signes révélateurs des emails de phishing. Malheureusement, le phishing est un phénomène inévitable et jeter le pierre à l'employé pourrait faire plus de mal que de bien. Mais en définissant clairement ce qu'il faut éviter, on peut contribuer à atténuer le risque pour l'entreprise.
- Ne cliquez pas sur les pièces jointes ou les liens des e-mails non sollicités, surtout s'ils proviennent d'une personne inconnue.
- Signalez immédiatement les e-mails suspects à la personne compétente (généralement un responsable informatique).
Exemple d'une charte en matière d'utilisation des e-mails de usecure
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- Toute utilisation du courrier électronique doit être conforme aux chartes de la société en matière de conduite éthique et de sécurité des données professionnelles.
- Toute utilisation de la messagerie électronique doit être conforme aux pratiques commerciales appropriées et pertinente pour les tâches professionnelles.
- Les adresses électroniques ou les systèmes de la société ne doivent pas être utilisés pour créer, distribuer ou accéder à tout matériel offensant ou illégal, y compris, mais sans s'y limiter, le matériel contenant des commentaires offensants sur le sexe, la race, l'âge, l'orientation sexuelle ou les croyances religieuses.
- Tout matériel offensant reçu par courrier électronique doit être signalé sans délai au département informatique et aux ressources humaines.
- L'utilisation des adresses électroniques et des systèmes appartenant à l'entreprise à des fins personnelles doit être limitée à un usage minimal et occasionnel.
- Il est interdit d'utiliser des adresses électroniques ou des systèmes appartenant à l'entreprise à des fins commerciales ou liées à des affaires ne faisant pas partie des activités de l'entreprise.
- Les e-mails reçus aux adresses électroniques de la société ne peuvent être automatiquement transférés à des adresses électroniques qui ne sont pas détenues ou exploitées par la société.
- Les adresses électroniques individuelles transmises à des adresses électroniques qui ne sont pas détenues ou exploitées par la société ne doivent pas contenir d'informations sensibles ou confidentielles.
- La création ou la transmission de blagues à partir d'adresses électroniques ou de systèmes de la société est interdite.
- La société peut surveiller et enregistrer tous les messages électroniques reçus ou envoyés par des adresses électroniques ou des systèmes détenus ou exploités par la société.
- La société ne surveille pas nécessairement toutes les activités de courrier électronique, mais se réserve le droit de le faire.
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