Neste artigo, definiremos uma política de e-mail, os potenciais positivos e negativos e explicaremos como implementar uma política de e-mail eficaz em sua empresa. Implementar uma política de e-mail para seus funcionários pode ser uma maneira eficaz de garantir boas práticas.
Nossa definição de política de e-mail é:
Uma política de e-mail é uma política que uma empresa escolherá implementar para garantir que o funcionário use seu e-mail de forma alinhada com os objetivos da empresa. Isso significa que a política mudará para diferentes organizações, mas existem termos gerais que geralmente são padronizados para a maioria das organizações.
Portanto, uma política de e-mail ajudará a garantir que os funcionários estejam cientes de suas responsabilidades ao usar o e-mail, o que podem ou não fazer e que esses termos sejam acordados e assinados. Portanto, um funcionário pode ser responsabilizado se houver uma violação destes termos.
"Se for enviado um e-mail que não seja considerado conteúdo adequado de acordo com a política de e-mail, o funcionário, e não a organização, arcará com a responsabilidade por quaisquer danos ou processos instaurados como resultado do envio de um e-mail impróprio."
Ter uma boa política de e-mail no trabalho também pode ajudar na segurança cibernética. Mesmo que os funcionários estejam familiarizados com o e-mail e você use um provedor de e-mail conhecido como o Office 365, por ter regras sobre o envio de informações confidenciais, você pode estabelecer regras, o que significa que se houver um e-mail comprometido, haverá menos danos significativos ao negócio.
| Prós | Contras |
| - Garante que o funcionário seja responsável por suas ações via. o email. | - Existe a possibilidade de uma política de e-mail parecer arrogante ou 'microgerenciada'. |
| - Protege a reputação da empresa. | - Pode ser visto como perda de tempo ou redução da produtividade |
| - Proteção contra violações de dados. | - Alguns funcionários podem achar que isso prejudica sua capacidade de se comunicar livremente. |
| - Garante que haja diretrizes claras a serem seguidas pelos funcionários. | - Deve garantir o comprometimento com a política de todos os funcionários. |
| - Em 2015, 43% das campanhas de phishing foram direcionadas a pequenas empresas. O uso de uma política de e-mail começará a ajudar a mitigar esse risco. | - Pode ser difícil gerenciar quem está ciente da política. |
Conforme declarado anteriormente, todas as empresas e organizações são diferentes e, portanto, não existe uma política de e-mail que se aplique a todas. No entanto, existem alguns itens padrão que geralmente devem ser incluídos em qualquer política de e-mail de toda a empresa
A Workable sugere que o seguinte deve ser incluído em todas as políticas de e-mail:
Qualquer forma de assédio ou intimidação por e-mail deve ser incluída como um uso especificamente inadequado de e-mail no local de trabalho.
Lawdonut lista o seguinte como uso impróprio de e-mail no local de trabalho:
Também deve haver consequências para uma violação da política de e-mail, isso deve ser claramente declarado ao funcionário para que ele esteja ciente das punições, especialmente se for tão severa quanto a rescisão.
Também é importante ter diretrizes de política de e-mail para que os funcionários saibam como devem ou não usar e-mails. Entender a etiqueta geral de e-mail é essencial para a maioria dos funcionários.
Uma boa política de e-mail também pode ajudar a evitar e-mails de phishing, estabelecendo regras para evitar alguns dos sinais reveladores de e-mails de phishing. Infelizmente, o phishing é algo que não pode ser evitado e culpar o funcionário pode fazer mais mal do que bem. Mas, ao definir claramente o que evitar, pode ajudar a mitigar o risco para a empresa.
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