En este artículo definiremos una política en materia de correo electrónico, los posibles aspectos positivos y negativos y explicaremos cómo aplicar una política en materia de correo electrónico eficaz en tu empresa. La aplicación de una política de este tipo para tus empleados puede ser una forma eficaz de garantizar las buenas prácticas.
Nuestra definición de política en materia de correo electrónico es:
Una política en materia de correo electrónico es una política que una empresa decide aplicar para garantizar que los empleados utilicen su correo electrónico de una manera que esté en consonancia con los objetivos de la empresa. Esto significa que la política cambiará para diferentes organizaciones, pero hay términos generales que suelen ser estándar para la mayoría de las organizaciones.
Por lo tanto, una política en materia de correo electrónico ayudará a garantizar que los empleados sean conscientes de sus responsabilidades al utilizar el correo electrónico, de lo que pueden y no pueden hacer, y de que estos términos estén acordados y firmados. Por lo tanto, un empleado puede ser considerado responsable si hubiera una violación de estos términos.
"En caso de que se envíe un correo electrónico que no se considere de contenido apropiado de acuerdo con la política en materia de correo electrónico, sería el empleado, y no la organización, quien asumiría la responsabilidad de cualquier daño o demanda que se presente como resultado de su envío de un correo electrónico inapropiado."
Tener una buena política en materia de correo electrónico en el trabajo también puede ayudar a la ciberseguridad. Aunque los empleados estén familiarizados con el correo electrónico y si se utiliza un proveedor de correo electrónico conocido como Office 365, al tener reglas en torno al envío de información confidencial, se pueden establecer normas que signifiquen que si hay un correo electrónico comprometido, habrá un daño menos significativo para la empresa.
| Ventajas | Desventajas |
| - Asegura que el empleado es responsable de sus acciones por correo electrónico. | - Existe la posibilidad de que una política en materia de correo electrónico parezca excesiva o de "microgestión". |
| - Salvaguarda la reputación de la empresa. | - Podría considerarse una pérdida de tiempo o una reducción de la productividad. |
| - Protección contra las filtraciones de datos. | - Algunos empleados pueden sentir que infringe su capacidad de comunicarse libremente. |
| - Garantiza la existencia de directrices claras para los empleados. | - Debe garantizar el compromiso de todos los empleados con la política. |
| - En 2015, 43% de las campañas de phishing se dirigieron a las pequeñas empresas. El uso de una política en materia de correo electrónico empezará a ayudar a mitigar ese riesgo. | - Puede ser difícil gestionar quién conoce la política. |
Como se ha indicado anteriormente, todas las empresas y organizaciones son diferentes y, por lo tanto, no existe una política en materia de correo electrónico que se aplique a todas. Sin embargo, hay algunas cosas estándar que normalmente deberían incluirse en cualquier política en materia de correo electrónico de la empresa
Workable sugiere que se incluya lo siguiente en todas las políticas en materia de correo electrónico:
Cualquier forma de acoso o intimidación a través del correo electrónico debe incluirse como un uso específicamente inapropiado del correo electrónico en el lugar de trabajo.
Lawdonut enumera lo siguiente como uso inadecuado del correo electrónico en el lugar de trabajo:
También es necesario que haya consecuencias por una violación de la política en materia de correo electrónico, lo cual debe indicarse claramente al empleado para que sea consciente de los castigos, especialmente si son tan graves como el despido.
También es importante contar con directrices sobre la política en materia de correo electrónico para que los empleados sepan cómo deben y cómo no deben utilizar el correo electrónico. Entender la etiqueta general del correo electrónico es esencial para la mayoría de los empleados.
Una buena política en materia de correo electrónico también podría ayudar a evitar los correos electrónicos de phishing estableciendo normas para evitar algunos de los signos reveladores de los correos electrónicos de phishing. Desgraciadamente, el phishing es algo que no se puede evitar y culpar al empleado podría hacer más daño que bien. Pero si se establece claramente lo que hay que evitar, podría ayudar a mitigar el riesgo para la empresa.
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